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Ueberblick

Vom Datenbestand bis zum fertigen Stundenplan.

Dieses Handbuch beschreibt den vollstaendigen Ablauf in CoursePilot: Stammdaten manuell einpflegen oder per CSV aus Excel importieren, Semesterplaene kontrollieren, den Stundenplan erzeugen, Konflikte nacharbeiten und den fertigen Plan exportieren.

Kapitel 01

Grundprinzip

Die Stundenplanung erzeugt aus den gepflegten Semesterplaenen einen wiederkehrenden Plan fuer ein ausgewaehltes Semester. CoursePilot plant dabei nur Module, die in den Gruppenplaenen fuer dieses Semester vorgesehen sind.

Der Planungsalgorithmus beruecksichtigt:

  • Studiengruppen und deren Modulbelegung je Fachsemester.
  • Module mit SWS, Teilnehmenden, Raumanforderungen und Modulverantwortlichen.
  • Dozenten mit woechentlicher Verfuegbarkeit, Sperrzeiten und maximalen SWS pro Tag.
  • Raeume mit Kapazitaet, Ausstattung und blockierten Zeiten.
  • Semesterzeitraum, Vorlesungswochen und Vorlesungspausen.
  • Systemregeln wie Tagesstart, Tagesende, Pausen zwischen Terminen, Mittagspause und geplante Wochentage.
Wichtig: Fuer alle zu planenden Module muss ein gueltiger Modulverantwortlicher hinterlegt sein. Fehlt diese Zuordnung, zeigt CoursePilot vor der Planung eine Tabelle mit den betroffenen Modulen und Dropdowns zur direkten Korrektur.
Semesteruebersicht mit Gruppen, Teilnehmern und SWS-Prognose
Die Semesteruebersicht zeigt, welche Gruppen und Module fuer ein Semester relevant sind.

Kapitel 02

Datenpflege vorbereiten

Vor der Stundenplanung sollten die Daten in dieser Reihenfolge gepflegt werden:

  1. Akademischer Kalender
  2. Kataloge und Kategorien
  3. Nutzer und Dozenten
  4. Raeume
  5. Module
  6. Studiengaenge
  7. Gruppen und Semesterplaene
  8. Dozenten-Verfuegbarkeiten
  9. Optionale Raumbelegungen oder Sperrzeiten

Diese Reihenfolge ist wichtig, weil spaetere Daten auf fruehere Daten verweisen. Ein Modul verweist zum Beispiel auf Kategorien, Studiengaenge und einen Modulverantwortlichen. Ein Gruppenplan verweist auf Module und Studiengaenge.

Kapitel 03

Daten manuell einpflegen

3.1 Akademischen Kalender anlegen

Oeffnen: Einstellungen -> Kalender

Pflegen Sie dort:

  • Beginn des akademischen Jahres.
  • Semester-ID, z. B. ws2026 oder ss2027.
  • Semestername, z. B. WS 2026/27.
  • Typ: WS oder SS.
  • Jahr.
  • Vorlesungsbeginn und Vorlesungsende.
  • Pruefungsbeginn und Pruefungsende.
  • Optional: Vorlesungspause mit Start- und Enddatum.

Die Stundenplanung verwendet den Vorlesungsbeginn, das Vorlesungsende und die Vorlesungspause, um die tatsaechlichen Einzeltermine zu erzeugen.

3.2 Kategorien und Dropdown-Werte pflegen

Oeffnen: Einstellungen -> Variablen

Pflegen Sie hier:

  • Modulkategorien, z. B. Core Competencies oder Electives.
  • Pruefungsformen.
  • Lehrformen.
  • Sprachen.

Diese Werte helfen bei der einheitlichen Modulpflege und verhindern unterschiedliche Schreibweisen.

3.3 Nutzer und Dozenten anlegen

Oeffnen: Nutzerverwaltung oder Dozenten -> Dozentenuebersicht

Pflegen Sie fuer Dozenten mindestens:

  • ID
  • Name
  • E-Mail
  • Rolle, z. B. lecturer, professor, admin oder coordinator
  • Optional: Fachbereich

Nur Nutzer mit einer lehrenden Rolle koennen sinnvoll als Modulverantwortliche oder Dozenten in der Stundenplanung verwendet werden.

3.4 Raeume anlegen

Oeffnen: Raeume -> Raumuebersicht

Pflegen Sie fuer jeden Raum:

  • Raum-ID
  • Raumname
  • Raumtyp: building, online oder hybrid
  • Kapazitaet
  • Ausstattung: Beamer, Dozenten-PC, Mac-Raum, PC-Labor usw.
  • Optional: Etage, Gebaeude, Flaeche, Link, Notizen
  • Optional: blockierte Zeitraeume

Die Raumkapazitaet und Ausstattung werden in der automatischen Planung beruecksichtigt. Ein Modul mit PC-Labor-Anforderung wird also nicht in einen Raum ohne PC-Labor geplant.

3.5 Module pflegen

Oeffnen: Module -> Modulsheet oder Module -> Moduluebersicht

Pflegen Sie fuer jedes Modul mindestens:

  • Modul-ID
  • Name
  • SWS
  • CP
  • Typ: Pflicht, Wahlpflicht oder Pool
  • Kategorie
  • Zugeordnete Studiengaenge
  • Modulverantwortliche(r)
  • Optional: Voraussetzungen, verbotene Fachsemester, maximale Teilnehmerzahl
  • Optional: Raumanforderungen

Wichtig fuer die Stundenplanung:

  • SWS bestimmt die geplante Unterrichtszeit.
  • personInCharge muss exakt dem Namen eines vorhandenen Dozenten entsprechen.
  • requirements bestimmt, welche Raeume geeignet sind.
  • maxParticipants und die Gruppengroessen helfen bei der Raumwahl.
Moduluebersicht mit bearbeitbaren Modulstammdaten
Die Moduluebersicht ist der zentrale Kontrollpunkt fuer SWS, CP, Typ, Kategorie und Teilnehmer.

3.6 Studiengaenge pflegen

Oeffnen: Semesterplan -> Semesterplan oder die Studiengang-/Gruppenpflege

Ein Studiengang benoetigt:

  • ID
  • Name
  • Anzahl Semester
  • Standard-Teilnehmerzahl
  • Liste der enthaltenen Module
  • Optional: Reihenfolge der Kategorien
  • Optional: Template-Plan

Der Template-Plan ist nuetzlich, um neue Gruppen schneller anzulegen.

3.7 Gruppen und Semesterplaene pflegen

Oeffnen: Semesterplan -> Semesterplan

Fuer jede Gruppe benoetigen Sie:

  • Gruppen-ID
  • Name
  • Studiengang
  • Startsemester
  • Teilnehmendenzahl
  • Kurzname
  • Gruppentyp
  • Modulbelegung pro Fachsemester

Die Stundenplanung rechnet aus dem Startsemester und dem ausgewaehlten Planungssemester aus, welches Fachsemester der Gruppe gerade aktiv ist. Nur die Module in diesem Fachsemester werden fuer das ausgewaehlte Semester geplant.

Semesterplan einer Gruppe mit Modulen pro Fachsemester
Im Gruppenplan wird festgelegt, welche Module in welchem Fachsemester liegen.

3.8 Dozenten-Verfuegbarkeit pflegen

Oeffnen: Dozenten -> Verfuegbarkeit

Pflegen Sie:

  • Woechentliche Verfuegbarkeiten, z. B. Montag 08:00 bis 16:00.
  • Woechentliche Sperrzeiten, z. B. Freitag 12:00 bis 18:00.
  • Datumsbezogene negative Verfuegbarkeiten, z. B. 2026-10-05 08:00 bis 18:00.
  • Maximale SWS pro Tag.
  • Optional: Notizen.

Negative Verfuegbarkeiten sind besonders wichtig fuer Urlaub, Konferenzen, Blocktermine oder einzelne Tage, an denen ein Dozent nicht verfuegbar ist.

Dozentenuebersicht mit Lehrlast und Verfuegbarkeitsrahmen
Lehrlast, maximale Tageslast und Verfuegbarkeitsfenster sollten vor der Planung plausibel sein.

3.9 Planungsregeln einstellen

Oeffnen: Stundenplan

In der rechten Einstellungsseite der Stundenplanung koennen Sie pflegen:

  • Geplante Wochentage.
  • Tagesstart und Tagesende.
  • Pause zwischen Terminen.
  • Pause innerhalb laengerer Veranstaltungen.
  • Intervall fuer interne Pausen.
  • Mittagspause aktivieren/deaktivieren.
  • Beginn und Ende der Mittagspause.

Diese Regeln beeinflussen direkt, welche Slots als planbar gelten.

Planungseinstellungen mit Tagesfenster, Pausen und Planstatus
Planungstage, Tagesfenster und Pausen definieren den verfuegbaren Suchraum.

Kapitel 04

Daten per CSV importieren

Oeffnen: Einstellungen -> Import

Dort gibt es fuer jede JSON-Datei eine eigene Import-Karte. Jede Karte zeigt:

  • den Namen der JSON-Datei,
  • Pflichtspalten,
  • optionale Spalten,
  • das erwartete Werteformat,
  • einen Button zum Herunterladen einer CSV-Vorlage,
  • einen Button zum Importieren einer CSV-Datei.

Jeder Import ersetzt die passende Datenmenge im aktuellen Datenbestand. Beispiel: Ein Import fuer modules.json ersetzt die Modulliste. Andere Datenbereiche bleiben erhalten.

Importkarte fuer modules.json mit Pflichtspalten und optionalen Spalten
Die Importkarten sind gleichzeitig Dokumentation und Einstieg fuer den CSV-Upload.

Kapitel 05

Daten aus Excel als CSV vorbereiten

5.1 Vorlage herunterladen

  1. Oeffnen Sie Einstellungen -> Import.
  2. Suchen Sie die passende Import-Karte, z. B. modules.json.
  3. Klicken Sie auf den Download-Button.
  4. Oeffnen Sie die heruntergeladene CSV-Vorlage in Excel.
  5. Tragen Sie Ihre Daten in die vorhandenen Spalten ein.

Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten. Spaltennamen duerfen nicht umbenannt werden.

5.2 Excel-Tabelle richtig aufbauen

Beachten Sie beim Arbeiten in Excel:

  • Keine verbundenen Zellen verwenden.
  • Keine Summenzeilen oder Zwischenueberschriften in den Datenbereich schreiben.
  • Eine Datenzeile entspricht immer genau einem Datensatz.
  • Datumswerte im Format YYYY-MM-DD speichern, z. B. 2026-10-05.
  • Zeiten im Format HH:mm speichern, z. B. 09:00.
  • Wahr/Falsch-Werte als true oder false eintragen.
  • Listen mit dem Zeichen | trennen, z. B. DSA|ARAI.
  • Mehrere Slot-Gruppen mit ;; trennen, z. B. monday|08:00|16:00;;tuesday|09:00|18:00.
  • JSON-Spalten nur verwenden, wenn wirklich strukturierte Detaildaten importiert werden sollen.

Falls Excel Datumswerte automatisch umformatiert, stellen Sie die betroffenen Spalten auf Text oder verwenden Sie eine Hilfsspalte: 

=TEXT(A2;"yyyy-mm-dd")

Fuer Uhrzeiten kann eine Hilfsspalte helfen:

=TEXT(A2;"hh:mm")

5.3 CSV aus Excel exportieren

  1. Datei oeffnen.
  2. Datei -> Speichern unter waehlen.
  3. Als Dateityp CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv) auswaehlen.
  4. Datei speichern.
  5. Falls Excel warnt, dass nur das aktive Tabellenblatt gespeichert wird, bestaetigen.

Hinweis: Je nach Windows-/Excel-Region verwendet Excel Komma oder Semikolon als Trennzeichen. Der Import ist fuer normale CSV-Dateien gedacht; am sichersten ist CSV UTF-8.

Kapitel 06

Benoetigte CSV-Spalten je Datenbereich

6.1 Module (modules.json)

Pflichtspalten: id, name, sws, cp, type, category

Optionale wichtige Spalten: programIds, prerequisites, forbiddenSemesters, maxParticipants, personInCharge, duration, frequency, description, learningOutcomes, examType, teachingMethods, language, literature, equivalentTo, semesterRecommendation, beamer, lecturerPc, macRoom, pcLab

  • type: Pflicht, Wahlpflicht oder Pool
  • programIds: Studiengang-IDs mit | trennen
  • prerequisites: Modul-IDs mit | trennen
  • forbiddenSemesters: Zahlen mit | trennen
  • Ausstattung: true oder false

6.2 Studiengaenge (programs.json)

Pflichtspalten: id, name, moduleIds, defaultStudents, semesters

Optionale Spalten: categoryOrder, department, sem1, sem2, sem3, sem4, sem5, sem6, sem7, sem8, sem9

  • moduleIds: alle Modul-IDs des Studiengangs mit | trennen
  • sem1 bis sem9: Module fuer den Template-Plan mit | trennen

6.3 Gruppen (cohorts.json)

Pflichtspalten: id, name, programId, startSemesterId, startSemesterName, startSemesterType, startSemesterYear, studentCount, semesters, shortName, type

Optionale Spalten: userLockedModules, sem1, sem2, sem3, sem4, sem5, sem6, sem7, sem8, sem9

  • startSemesterType: SS oder WS
  • type: z. B. klassisch oder dual
  • sem1 bis sem9: Modul- oder Modulinstanz-IDs mit | trennen

6.4 Kategorien (categories.json)

Pflichtspalten: id, name

6.5 Kataloge (catalogs.json)

Pflichtspalten: key, value

Werte fuer key: examTypes, teachingMethods, languages, personInCharge

6.6 Nutzer und Dozenten (users.json)

Pflichtspalten: id, name, email, role

Optionale Spalten: department, cohortId, universityId

Werte fuer role: superuser, admin, coordinator, professor, lecturer, student, guest

6.7 Raeume (rooms.json)

Pflichtspalten: id, name, type, capacity

Optionale Spalten: beamer, lecturerPc, macRoom, pcLab, darkenable, barrierFree, airConditioned, workspacesMac, workspacesPc, area, floor, building, weblink, blockedPeriods, notes

  • type: building, online oder hybrid
  • Ausstattung: true oder false
  • blockedPeriods: start|end|reason, mehrere Eintraege mit ;; trennen

6.8 Raumbelegung (room-occupancy.json)

Pflichtspalten: id, roomId, date, startTime, endTime, title

Optionale Spalten: person, purpose, moduleId, cohortId, color, lockKind

  • date: YYYY-MM-DD
  • startTime und endTime: HH:mm
  • lockKind: soft oder hard

6.9 Systemeinstellungen (system-settings.json)

Pflichtspalten: currentSemester, lecturesStart, lecturesEnd, defaultLocation, cpWorkloadFactor, swsDurationMinutes, defaultRoomBufferMinutes, startHour, endHour, standardPauseMinutes

Optionale Spalten: examsStart, examsEnd, campusLocations, eventBreakDurationMinutes, eventBreakIntervalMinutes, plannedWeekdays, useLunchBreak, lunchBreakStart, lunchBreakEnd

  • campusLocations: Standorte mit | trennen
  • plannedWeekdays: Wochentage mit | trennen, z. B. monday|tuesday|wednesday|thursday|friday
  • useLunchBreak: true oder false

6.10 Akademischer Kalender (academic-calendar.json)

Pflichtspalten: academicYearStartMonth, id, name, type, year, lecturesStart, lecturesEnd, examsStart, examsEnd

Optionale Spalten: lectureBreakStart, lectureBreakEnd

  • type: SS oder WS
  • Datumswerte: YYYY-MM-DD

6.11 Dozenten-Verfuegbarkeit (lecturer-availability.json)

Pflichtspalten: userId, availableSlots

Optionale Spalten: unavailableSlots, unavailableDateSlots, maxSwsPerDay, notes

  • availableSlots: day|start|end, mehrere mit ;; trennen
  • unavailableSlots: day|start|end, mehrere mit ;; trennen
  • unavailableDateSlots: id|date|start|end|reason, mehrere mit ;; trennen
  • Wochentage: monday, tuesday, wednesday, thursday, friday, saturday, sunday

6.12 Bestehenden Stundenplan importieren (schedule.json)

Pflichtspalten: semesterId, status, semesterStartDate, semesterEndDate, weekStartDate, weekEndDate, entryId, moduleId, moduleName, roomId, roomName, day, date, startTime, endTime, sws, participants

Optionale Spalten: generatedAt, moduleInstanceIds, cohortIds, cohortNames, lecturerUserId, lecturerName, occurrenceDates, score, warnings, totalOfferings, plannedRoomAssignments, teachingWeeks

Dieser Import ist fuer bereits geplante Termine gedacht. Fuer die normale Stundenplanung ist es besser, Module, Gruppen, Raeume und Verfuegbarkeiten zu importieren und den Plan danach neu erzeugen zu lassen.

Kapitel 07

Import in CoursePilot durchfuehren

  1. Einstellungen -> Import oeffnen.
  2. Passende Import-Karte suchen.
  3. CSV-Datei ueber den Upload-Button waehlen.
  4. Erfolgsmeldung oder Fehlermeldung direkt in der Karte pruefen.
  5. Bei Fehlern die CSV in Excel korrigieren und erneut als CSV UTF-8 speichern.
  6. Import wiederholen.

Typische Fehler:

  • Pflichtspalte fehlt.
  • Spaltenname ist falsch geschrieben.
  • Ein Datum liegt nicht im Format YYYY-MM-DD vor.
  • Listen verwenden Komma statt |.
  • Ein Modulverantwortlicher ist nicht als Dozent/Nutzer vorhanden.
  • Ein Gruppenplan enthaelt Modul-IDs, die in modules.json fehlen.

Kapitel 08

Stundenplan erzeugen

  1. Oeffnen Sie Stundenplan.
  2. Waehlen Sie oben das gewuenschte Semester.
  3. Pruefen Sie die Planungsregeln in der rechten Einstellungsseite.
  4. Klicken Sie auf Semester planen.
  5. Falls Modulverantwortliche fehlen, erscheint eine Tabelle.
  6. Waehlen Sie in der Tabelle fuer jedes betroffene Modul einen Modulverantwortlichen.
  7. Klicken Sie erneut auf Semester planen.

CoursePilot erzeugt danach:

  • geplante Veranstaltungen,
  • Einzeltermine ueber den Semesterzeitraum,
  • Raumbelegungen,
  • offene Probleme, falls kein konfliktfreier Termin gefunden wurde.
Stundenplanung mit Planungsregeln und Planstatus
Vor dem Klick auf Semester planen sollten Semester, Tagesfenster, Pausen und Planungstage stimmen.

Kapitel 09

Ergebnis kontrollieren

Nach der Planung sollten Sie kontrollieren:

  • Anzahl der Veranstaltungen.
  • Anzahl offener Probleme.
  • Anzahl der Einzeltermine.
  • Vorlesungswochen.
  • Filteransichten nach Gesamt, Dozent, Gruppe oder Raum.
  • Stichproben in unterschiedlichen Wochen.

Nutzen Sie die Wochenpfeile oder das Datumsfeld, um durch das Semester zu wechseln. Mit Erste Woche springen Sie zur ersten Vorlesungswoche.

Kapitel 10

Konflikte und offene Probleme loesen

Wenn CoursePilot keinen Slot findet, erscheint ein offenes Problem. Typische Ursachen:

  • Kein geeigneter Raum vorhanden.
  • Raumkapazitaet reicht nicht aus.
  • Raum hat die benoetigte Ausstattung nicht.
  • Dozent ist nicht verfuegbar.
  • Mittagspause oder Tageszeiten blockieren den Termin.
  • Gruppe, Raum oder Dozent haette einen Konflikt.

Vorgehen:

  1. Problem oeffnen.
  2. Ursache lesen.
  3. Datum, Raum, Start, Ende oder Dozent anpassen.
  4. Verfuegbare Raeume im Dropdown pruefen.
  5. Aktuelle Pruefung beachten.
  6. Konfliktfrei planen oder bewusst manuell festlegen.

Wenn ein Termin gekuerzt wird, verschwindet die Unterrichtszeit nicht automatisch. Pruefen Sie deshalb die angezeigten Soll-/Ist-Werte fuer das ausgewaehlte Modul und passen Sie bei Bedarf Anzahl, erstes Datum oder letztes Datum der Termine an.

Planstatus mit nicht geplantem Modul und Konfliktgrund
Der Planstatus zeigt, welches Modul offen ist und warum kein Slot gefunden wurde.

Kapitel 11

Termine manuell bearbeiten

Ein geplanter Termin kann geoeffnet und bearbeitet werden. Dabei sind u. a. relevant:

  • Datum
  • Raum
  • Startzeit
  • Endzeit
  • Dozent
  • manueller Lock
  • Titel
  • Notiz
  • Anzahl geplanter Termine
  • erster Termin
  • letzter Termin
  • Soll-/Ist-Unterrichtseinheiten fuer das ausgewaehlte Modul

Bei Serien sollten Sie besonders darauf achten, ob die Aenderung nur einen Einzeltermin oder die Terminserie betrifft.

Kapitel 12

Plan sperren oder entsperren

Wenn der Plan fertig kontrolliert ist:

  1. Klicken Sie auf Plan sperren.
  2. Der Plan wird gegen automatische Veraenderungen geschuetzt.

Wenn spaeter wieder automatisch angepasst werden soll:

  1. Klicken Sie auf Entsperren.
  2. Bestaetigen Sie die Rueckfrage.

Kapitel 13

Stundenplan exportieren

Im Bereich Stundenplan gibt es den Export:

  • CSV fuer Tabellenkalkulation oder Nachbearbeitung.
  • iCal (.ics) fuer Kalenderprogramme.
  • JSON fuer technische Weiterverarbeitung oder Sicherung.
  • Drucken / PDF fuer Ausdruck oder PDF-Erzeugung.

Empfehlung:

  • Fuer Abstimmungen mit Verwaltung oder Dozenten: CSV.
  • Fuer persoenliche Kalender: iCal.
  • Fuer Sicherung oder technischen Austausch: JSON.
  • Fuer ein Handout: Drucken / PDF.

Kapitel 14

Checkliste vor der finalen Freigabe

  • Alle Module im relevanten Semester haben Modulverantwortliche.
  • Alle Gruppen haben die korrekte Teilnehmendenzahl.
  • Alle Raeume haben Kapazitaet und Ausstattung.
  • Dozenten-Verfuegbarkeiten und negative Verfuegbarkeiten sind aktuell.
  • Vorlesungszeitraum und Vorlesungspausen stimmen.
  • Mittagspause und Tageszeiten sind korrekt eingestellt.
  • Offene Probleme sind geloest oder bewusst dokumentiert.
  • Soll-/Ist-Unterrichtseinheiten je Modul sind plausibel.
  • Plan ist gesperrt.
  • Export wurde erstellt.

Referenz

Komplette Screenshots

Die Kapitel nutzen zugeschnittene Ausschnitte. Diese Vollansichten zeigen die wichtigsten Arbeitsbereiche im Zusammenhang.

Importbereich mit CSV-Vorgaben fuer JSON-Dateien
Importbereich mit Pflichtspalten, optionalen Spalten und Wertformaten.
Moduluebersicht mit bearbeitbaren Modulstammdaten
Moduluebersicht fuer Stammdaten, SWS, CP und Teilnehmer.
Semesteruebersicht mit Studiengaengen, Gruppen und SWS-Prognose
Semesteruebersicht mit Nachfrage, Gruppen und SWS-Prognose.
Stundenplanung mit Wochenkalender, Planungsregeln und Konfliktstatus
Stundenplanung mit Kalender, Regeln und offenen Konflikten.